働いていると「時間が無い！」という経験をしたことがあると思います。
そんなときにフッと頭をよぎる、どこかで聞いた「タイムマネジメント」という言葉。
これさえマスターすれば……！と、ついつい夢をみてしまいますよね。
今回はそんなタイムマネジメントについて話をしていきたいと思います。
タイムマネジメントって、毎日のスケジュール管理をすることよね？
小島スケジュール管理や時短テクニックだと思っている人も多いですね。
でもそれはちょっと違うんです。
タイムマネジメントとは……
- 毎日のスケジュール管理を管理すること
- 時間を節約するテクニック
ではありません！
- タイムマネジメントとは時間の使い方を改善して、生産性の向上を図ることです。
つまり、タイムマネジメント能力を上げる一番の目的は、コストパフォーマンスの向上です。
1時間で10の成果を出していたところを、30分で10の成果を出せるようにする！
小島スケジュール管理や時短テクはその方法に過ぎません
タイムマネジメント能力を身につけ、本業に副業に……あるいは趣味や雑務に、どんどん作業効率を上げていってしまいましょう！
タイムマネジメントができていない状態ってどんなこと？
「時間がな～い！」が口癖になっている人の原因はさまざまです。
その原因のひとつにタイムマネジメント能力が低いことが挙げられます。
これは、タイムマネジメントができていないかも…
- 会社の同期は同じ仕事量なのに私よりも成果を出している！
- 気が付いたら夜！やろうとしていた仕事が何もできていない！
こうした状況に陥る人にはいくつかの特徴があります。
ここでは少しその特徴について紹介いたします。
もし「時間がない！」が口癖になっている人は、ご自分がどれに当てはまるのか考えながら読んでみてくださいね。
時間がない人の特徴①計画性が無い
最も大きな要素は計画性が無いこと。
もっと厳密にいえば自分に合った時間の配分の「やり方」が分かっていないことが原因です。
例えば私・小島がWebライターとして記事を書き始めた数年前、1本の記事を仕上げるのにどれほどの時間がかかるのか分かっていませんでした。
- 調べることに何時間かかるのか？
- 文字を書くのに何時間かかるのか？
- 修正は何時間かかるのか？
全く分かっていないため、時間の配分がぜんぜんできていませんでした。
小島記事を書くなんて慣れていないので、まあ、しょうがないといえばしょうがない…
1つ1つの仕事や作業がどのくらいかかるのか？
仕事の量と質を時間に換算できる力が無いと計画通りにいきませんよね。
当時の私は、記事ができあがってから「掛かった時間はこれくらいだった」と認識していました。
小島でも本当は「この記事は〇〇時間で仕上げよう」と先に時間を決めて作業すべきでしたね。
時間がない人の特徴②常に仕事に追われている
世界と比較しても日本は働きすぎなくらい働いています。
小島私は本業で海外メーカーとのやり取りも多いんですが、外国は本当に休みが多いですよ…
朝から晩まで働く。
休みの日も仕事をする。
そうして常に仕事に追われていると、振り返りをする時間が無くなります。
自分の仕事内容の振り返りができないと、改善ができず、結果的に作業の効率化ができません。
仕事を楽にする方法を見つける時間がないから、仕事が楽にならない……悪循環ですね。
え？仕事をしていない休みの日も、仕事のことを考えるの？
小島……スキルアップや自己研鑽ということにしておきましょう
時間がない人の特徴③優先順位をつけるのが苦手
今日やるべき作業や仕事があっても、上司から急な指示が来るときもあります。
あなたはこのとき、どちらの仕事を優先しますか？
もちろん、上司の指示だけが来るとは限りません。
取引先からの連絡、同期からの相談、プライベートの雑務や忘れていた業務……
ハプニングや突発的な仕事が起きたときに、優先順位を付ける基準を持っていると作業への取り掛かりが早いです。
逆に、基準がないと「急ぎの仕事を後回しに」という事態も……
時間がない！という人は、今しなくてもよい仕事を先にしてしまうことも多いです。
小島仕事では「納期が早い」ものから作業するのが一般的です
（内容の複雑さにもよりますが…）
タイムマネジメントを学ぶ価値ってあるの？そのメリットは？
記事冒頭でタイムマネジメントの大きな目的をひとつ挙げました。
タイムマネジメントとは…
- 時間の使い方を改善し、生産の向上を図ること
- 1時間で10の成果→30分で10の成果を出す
でも、実はそれ以外にもタイムマネジメントを学ぶメリットはたくさんあります。
セルフコントロール能力がつく
セルフコントロール能力がつくとは、自分自身のコントロール下における領域が広がるということ！
周りからの誘惑や衝動的な感情に、振り回されたりしていませんか？
「あのとき、どうしてあんな行動を…」って後からよく思うやつね
自分自身をコントロールすることで、周りに流されたり、否定的な考え方になることが少なくなります。
その結果、自分にとって最適な選択をできるようになります。
また、自分の力量や体調を冷静に判断するため「1時間当たりの仕事の生産量はどのくらいか？」と、自分の今の現在位置を知ることにも繋がります。
成果が上がるようになる
これは、言うまでも無いですね！
1時間でやっていた仕事を30分でできるようになれば、単純計算で2倍の生産量を得ていることになります。
いつも1時間で終わる作業だから、1時間掛かっていても仕方がない……と考えると、そこには新たな成長はありません。
小島安定した成果を出せるのはすごいと思いますが、そこで止まるのか、進むのか…
- より短い時間で同じ成果を！
- 同じ時間でより良い成果を！
タイムマネジメントを実践していけばいくほど成果はついてきます。
タイムマネジメントにより時間も短縮できるので、やりたいことに費やす時間を生み出すこともできます。
プライベートとビジネスが両立する
先に書いた通り、日本人は働きすぎです。
残業や持ち帰りの仕事があったり、休みの日も次の仕事の準備をしないといけなかったり……。
仕事終わった後も、
休みの日も、
仕事に左右されていてはプライベートは全く満たされないですよね。
小島仕事に振り回されていますね
これではやる気充電もできません
少ない時間でより良い成果を出せるようになれば、休みの日は自分の時間に充てることができます。
プライベートの時間も仕事に当てている人は、特に意識したいメリットですね。
今すぐ実践できる３つのタイムマネジメント方法
では、さっそくタイムマネジメントの方法を見ていきましょう。
方法はたくさんありますが、今回は３つ紹介いたします。
優先度を判断する：4つの象限とＬ型、Ｎ型、Ｚ型
プライオリティマネジメントという言葉を聞いたことがありますか？
物事の優先度をつける考えのことです。
まずは、自分の行動やタスクを４つに分けます。
| 第一象限 | 突発的な怪我や事故への対応 もとから決まっていたイベントや予定への対応 直前の試験・大会・仕事納期への準備 |
| 第二象限 | 怪我や事故の予防や対策 キャリアプランニングやスキルアップなどの自己研鑽 時間に余裕がある試験・大会・仕事納期への準備 協力者やスポンサー探し、仕事の割り振り再考 |
| 第三象限 | 友人からの突然の誘い 必要性が低い付き合いや飲み会 なんとなくの行動 二度寝・特に必要ない休息 |
| 第四象限 | 暇つぶし ボーっと見てしまうテレビや映画・スマホやSNS 待ち時間や移動時間 など |
この４つのエリアは「緊急度が高いか低いか」「重要度が高いか低いか」をそれぞれを組み合わせたものになります。
小島現状から成果をより出せるようにするためには、第二象限の時間を優先しましょう
何故なら読書やライフプランニングなどの、長期的な成長に繋がる行動がこの第二象限だからです。
それでは、行動をこの４つのエリアに分け、あなたはどの優先順位で時間を取っていますか？
もしL型やN型の場合、第二象限の時間を確保できていません。
スキルアップや振り返りによる行動の改善を取る時間がないようです。
小島まずは例えば毎日夜の30分だけ勉強をする！など、習慣をつけるところから始めてみましょう
Z型に優先順位が付くようになることが理想です。
TO DOとやりたいことを区別する
TO DOリストという言葉を聞いたことはありませんか？
そのときに「しなければならないこと」を書き出し、完了したら線で消していきます。
タスクの見える化により、終わらせたいことに集中して取り組めるのがポイント。
小島タスクがどんどん消されていくのは気分も良いですし、全部達成すると満足感もありますよ♫
ただし、TO DOリストだけでは十分ではありません。
するべきことだけでなく、さらにやりたいことを考えてみましょう！
- TO DOリストと一緒にやりたいことリストを作る
しなければならないことばかりに焦点が当たっていると、本当に自分のやりたいことを見失ってしまいます。
- やること
- やりたいこと
それぞれを自分で明確にすることで、より効果的な時間を過ごすことができます。
他人の力を活用する
成果を出し続けるためには、この力は必要不可欠です。
自分に必要なもの、得意不得意なことを見極め、他の人の力を借りましょう！
小島なんでも1人で行うには、時間が足りませんし…
例えば、私はイラストやイベントのチラシを作るのが苦手です。
美的センスは無い！です。
そんな私が何時間もかけてチラシを作るよりも、得意な子が30分で作ったほうが正直クオリティも高いですし時間の節約もできます。
他人の力を借りると聞くと
- さぼってるだけなんじゃ？
- それじゃ成長出来ないでしょ
- なんか気が引けるな
なんて言う人もいるかもしれません。
でも、それは違います。
クオリティの高いものを、限られた時間や費用で行う……という相対的な考えが必要です。
人の異なる強みを掛け合わせ、高い成果を上げていきましょう！
小島ただし、作業の押しつけや偏った認識による仕事の采配には注意しましょう
タイムマネジメントは「選択」と「集中」がカギ！より良い成果を出そう
タイムマネジメント能力は一朝一夕では身に付きません。
しかしその力を伸ばすことで、現状より大きな成果を上げることができます。
ポイントは優先順位の選択と集中です。
- 限られた時間の中で何を選択するのか？
- あなたの強みを活かして何をするのか？
- 第二象限ではどんなことを学ぶのか？
ぜひ、今一度「自分の時間」を振り返り、コスパが良くなる時間の使い方を考えてみてくださいね。
最後までご覧いただきありがとうございました。
