メールやメッセージを送るとき、フランクに送ろうかビジネスマナーに注意して送ろうか迷ってしまいますよね。
使い分けができる場合は問題ありません。
しかし、相手や状況を考えずにポイっと送ってしまう人は要注意です。
小島使い分けができない場合は、ビジネスマナーを取り込んだ丁寧なメッセージを送るのがおすすめです。
ビジネスマナーに沿ったメッセージは
- 内容がわかりやすい
- 礼儀正しくみえる
- 冷静にみえ、信頼が高まる
上記のようなメリットがあるため、本業副業に関わらず、ビジネスマナーを押さえたメールが出せるようにしておきましょう。
今回の記事ではメールでのビジネスマナーを紹介します。
ビジネスマナー：メールのタイトルの書き方
タイトルはメールの中で一番大事だと言っても過言ではありません。
メールを送る相手は忙しいです。
チェックする時間がなかったり、たくさんのメッセージが来ていると開封すらされないことがあります。
タイトルを見て「重要でない」と判断されれば、頑張ってつくった内容を見られずに終わってしまうことも……
そこでこの章では、重要なタイトルの書き方をお伝えします。
小島タイトルがないメールとか、スパムやウィルス付きじゃないかと疑ってしまいますよね。
内容を一目でわかるようする
大事なメールを開封してもらえるように、タイトルはパッと見て内容がわかるように心がけましょう。
そのためには、本文の内容についてと、送り主について記載することが大切です。
本文の内容について
簡単で構わないので、メールの内容を記載します。
具体例としては以下です。
- お打ち合わせのご依頼
- 写真撮影の御礼
- 体制変更のご挨拶
- （プロジェクト名）について
忙しい中でも担当者がしっかりと内容を理解して開封してもらえるような文章になってますよね。
送り主について
誰から送られてきているかによっても開封するかしないか変わってきます。
例えば、クライアントや今続いている担当者であればメールを開封したほうがいいでしょうし、メルマガの場合はスルーしても問題ないかもしれません。
そのため、以下のように記載することも多いです。
- 【会社名・名前】XXXXX
- XXXXX / 会社名・名前
小島あとは、自分のメール設定で自分の名前や会社名を登録しておきましょう。
自動的に送り主に名前が出る機能がある場合もあります。
（この機能が詐欺メールにつながる可能性もあるんですが）
タイトルの書き方について一通り理解できましたでしょうか。
続いて本文の書き方についてお伝えします。
ビジネスマナー：メール本文の書き方
メールを開封してもらったら、内容が大事になってくるもの。
この章では本文の書き方をお伝えします。
最近はチャットやメッセージなどでのやりとりも多いので、ぜひ参考にしてくださいね。
メッセージ構成について
構成についてはテンプレートで用意しておくと便利です。
主に以下の流れで準備します。
- 宛名
- 挨拶
- 本文
- 結びの言葉
- 署名
それぞれ簡単に説明します。
宛名
相手の会社名と名前を入れ、誰宛かをすぐにわかるようにしましょう。
部署や役職がわかれば、同時に記載しておくとより丁寧なメール文になります。
株式会社XXX
XXX部署
○○様
基本的に相手の名前は苗字+様で統一します。
相手の役職に「様」は付けません。
- 〇〇部長様
また、複数人宛にメールを送るときは、役職が上の人から記載しましょう。
相手の名前がわからない場合は「ご担当者様」と記載すればOKです。
株式会社△△△
問い合わせ係
ご担当者様
挨拶
簡単な挨拶と、自分の名前を記載しましょう。
何度もやりとりをしている場合は自分の名前を書く必要はありません。
初めて相手にメッセージを送るときや、久しぶりにコンタクトを取るときに書けばOKです。
いつも大変お世話になっております。
株式会社XXXの○○です。
小島季節の挨拶などは特に必要ありません。
「いつもお世話になっております」はかなり便利ワードなので、いつも使ってしまいます。
お世話になるほど相手と関わっていない、初めてコンタクトを取るときなどはちょっと変えてもよいですね。
突然のご連絡失礼いたします。
株式会社XXXで輸入を担当している○○と申します。
本文
ビジネスメールは手紙とは異なり、わかりやすさが求められます。
本文では結論から書き始め、内容を簡潔に伝えるようにしましょう。
小島ライティングで言うとPREP法が望ましいです。
論文を書くときも同じように結論から書きますね。
結論を先に書くメールの例を紹介します。
本日は表題の納品遅延の件でご連絡させていただきます。
貴社よりご注文いただきました商品○○の納品が遅れており大変申し訳ございません。
生産に必要な部材の輸送が遅れており、生産が一時ストップしておりました。
現在は生産を急ピッチで進めております。
〇月〇日から順次ご注文品を納品させていただきますので、どうぞよろしくお願いします。
メール本文は、読みやすいように2〜3行ごとに段落を分けるなどの工夫をすると読みやすいです。
最近はメールにも文字装飾機能が備わっている場合もあります。
しかし過度な装飾は避け、装飾を使わなくてもわかりやすい文章を送るようにしましょう。
小島相手のメールシステムが装飾に対応しているかはわかりませんしね…
結びの言葉
本題が終了したら、最後に締めの言葉を記載します。
「どうぞよろしくお願いします」を基本に、相手を思いやる文章が多いです。
貴社のお役に立てれば幸甚です。
引き続きよろしくお願いいたします。
相手が忙しそうなときは、以下のように記載しても丁寧でしょう。
お忙しい中恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
署名
署名については会社情報全般を記載します。
内容としては以下のようなものを盛り込んでおくとよいでしょう。
- 担当者名（部署も）
- 会社名
- 会社の住所
- 会社のHP
- 担当者の連絡先
メールシステムで自動的に入る機能もありますね。
便利なものはどんどん活用していきましょう(^^)
言葉について
メールに記載する言葉は敬語を使います。
特に書き言葉と話し言葉で異なる単語には注意しましょう。
例えば
- 御社=貴社
- ○○さん=○○様
特に実際に会って話す場合は「御社」「○○さん」と伝えることが多いため、メールでもそのように記載してしまいがちです。
ただし、書面であるメールでは書き言葉でのマナーに準じますので気を付けましょう。
読みやすいかを意識する
相手方はいつも忙しいということを前提に行動しましょう。
そのため、読みづらい文章や理解に時間を要するメッセージはNGです。
- ひとつのメッセージに関係のない話題をたくさん詰め込む
- 結論や言いたいことがわからない文章
- 共通認識でない専門用語をたくさん使う
メールにも人柄が出ます。
円滑なコミュニケーションや今後の関係のためにも、相手が読みやすい文章になっているか意識してメール文章を作成しましょう。
宛先の書き方
メールのタイトルと本文が完了したら、最後に宛名の確認をしましょう。
誤送信をしないようアドレスをしっかりと確認します。
また、CCやBCCの宛先もよく見ておきましょう。
To / CC / BCCの使い分け
To / CC / BCCの使い方をどうするか迷う人も多いようですね。
以下のように使い分けるといいでしょう。
TO：担当者
CC：担当者ではないけど同じプロジェクトに入っている方々
BCC：送信相手には知られたくないが、別で送っておきたい人
ToとCCは相手にも見ることができる一方で、BCCは相手には見ることができません。
小島会社などでCCやBCCのルールがある場合も。
副業などだと、自分のプライベート用のメールに転送するなどでしょうか（相手にそのメアドはわからないため）
相手先を全て本文に記載するか否か
CCの宛先相手を本文に記載することもあります。
その場合は以下のように書くのが一般的です。
株式会社XXX
○○様
（CC：○○様）
しかし、記載するかしないかは会社や個人の考えで異なります。
CCが1人の場合は上記例のように記載し、CCが2人以上の場合は記載しない……という方法を取る人も多いです。
ビジネスマナー：メールの添付資料について
添付資料についても実はマナーがあります。
この章では添付資料について紹介いたしますね。
添付資料のタイトルはわかりやすいものにする
添付資料のタイトルはわかりやすいものにしましょう。
資料の内容を表しているものが好ましいです。
- 【株式会社XXX】3月お見積書
- 〇月〇日入荷時破損貨物
- 2022年6月営業別売上データ
相手がファイルを保存した後に、探しやすいような仕組みを整えてあげると親切です。
小島とはいえ、お急ぎのときは添付ファイル名に時間を掛けている余裕はありませんが……
個人情報などがある場合はパスワードを設定する
個人情報など機密情報が入っている場合はパスワードを設定しましょう。
パスワードを設定した場合は、別のメールにてパスワードを送る必要があります。
容量を確認する
容量が大きすぎないか確認してから送りましょう。
会社によっては、例えば10GB以上の資料は受信できないなどのレギュレーションもあります。
また、容量が大きいと受信に時間がかかってしまうなどの弊害も。
できるだけ小さくしておくことが大切です。
小島今はデータをクラウド上でやり取りをすることも多いですね。
ウイルスにかかってないか確認する
資料にウイルスがかかっていないか、チェックしてから送るようにすることも大切です。
ウイルスチェックのソフトなどもありますので、確認してみるのもよいでしょう。
ビジネスマナー：メールで他に気をつけること
ビジネスメールのマナーをお伝えしました。
他に気をつけておいたほうがいいことを2つ紹介いたします。
仕事のメールと私用のメールを切り分けよう
仕事のメールと、私用のメールは分けるようにしましょう。
副業では、友達同士で仕事を行う……ということもあります。
普段はフランクな会話をしていても「親しき仲にも礼儀あり」ということわざがあるように、仕事は仕事ととらえてビジネスマナーを適用することが大切です。
テンプレートを作成しておくと時短になる
ビジネスメールでは挨拶や締めの言葉、署名など繰り返し使う部分が多いです。
いつも使う文章はテンプレートとして保存しておくことで時短になります。
ただし、うっかり中身のないテンプレートだけを送信しないように注意してくださいね。
小島まれに、テンプレートだけ送ってくる人もいます。
うっかりさんかな？と思いますが……
メールのビジネスマナーをマスターして、信頼を確保しよう！
この記事ではメールのビジネスマナーを紹介しました。
最初は難しかったとしても、使い続けることによって慣れてくるものです。
クライアントや仕事相手へのメッセージもビジネスマナーに則ってやりとりをすると、信頼感が生まれます。
小島なにより、楽です。
やりとりや話し合いが本当にスムーズに進みます。
もちろん副業の種類や方法によってはビジネスマナーを無視した方がよいこともあるでしょう。
しかし「できるけどやらない」と「できないからやらない」では大きな違いがあります。
ぜひビジネスマナーを意識してみてくださいね。
最後までご覧いただきありがとうございました。
